При использовании индивидуальным предпринимателем (далее – ИП) при расчетах корпоративной банковской карты, в том числе выпущенной банком-нерезидентом, за приобретенные материалы и не только для принятия их к учету необходим первичный учетный документ и это предусмотрено абзацем 5 пункта 4 статьи 336, пунктом 6 статьи 333, пункта 15 статьи 205 Налогового кодекса Республики Беларусь (с изменениями и дополнениями), пунктов 2, 6 - 12 Инструкции о порядке ведения учета доходов и расходов, утвержденная Постановлением Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь от 30.01.2019 № 5 (далее – Инструкция № 5).
Инструкциейо порядках ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами, утвержденной Постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 19.03.2019 № 117 (с изменениями и дополнениями) (далее – Инструкция № 117) в отношении самого ИП не определена обязанность составления отчета об израсходованных суммах (авансового отчета) при проведении расчетов корпоративной картой. Такой отчет обязан составлять и представлять ИП его наемный работник, использовавший корпоративную карту для оплаты расходов, с приложением подтверждающих документов (часть 2 пункта 89, пункт 91 Инструкции № 117).
Абзацем 8 пункта 7 Инструкции № 5 поименованы в качестве документов, подтверждающих совершение хозяйственных операций, авансовые отчеты и приложенные к ним платежные документы.
При этом не конкретизируются способ оплаты расходов (наличные, личная или корпоративная карта) и банк-эмитент, выпустивший карту.
Авансовый отчет является первичным учетным документом, который составляется на основании подтверждающих расходы документов. В первичном учетном документе среди обязательных сведений в соответствии с абзацем 5 части 2 пункта 6 Инструкции № 5 должны содержаться фамилии, инициалы, подписи и должности (при их наличии) лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и (или) правильность ее оформления.
Поскольку, учитывая нормы Гражданского кодекса Республики Беларусь, ИП не выдает самому себе собственные средства под отчет, то и авансовый отчет ему на свои расходы, оплаченные корпоративной банковской картой, составлять не надо. При этом нужно сохранять документы, подтверждающие понесенные расходы.
Таким образом, при расчетах корпоративной банковской картой ИП нужны:
- подтверждающие документы - в любом случае;
- авансовый отчет - если корпоративную карту использовал наемный работник ИП.
